项目经理札记（九）

杂事多了以后，需要一个好的管理系统，帮助自己管理自己。

很早以前就接触过了GTD的概念，也在网上看到有挺多的网站和博客继续的在研究讨论GTD的概念和实现方法。GTD的理念不难理解，它强调要把脑袋中的所有的事情都罗列出来，然后对罗列出来的所有事情进行整理分类，分成执行列表、项目、信息等等，接着针对分类的事情分别进行处理。由于脑袋里面的事情都已经清理出来了，不用再消耗精力去胡思乱想，剩下的重点就是去做！

GTD的理念很好，但是它主张的一些方法，我并不是十分赞同。所以，在实际使用当中，我仅仅是借鉴了GTD的理念，最主要的是借鉴它强调的把头脑中所有的念头都清理出来的理念。然后，用自己的方式实践GTD的方法，形成属于自己的个人信息管理系统。

现在使用的个人信息管理系统是以Outlook为核心的，也是这半年以来慢慢形成的系统。以前很少使用Outlook，因为要用Outlook收公司的邮件，还需要登陆VPN之类，很繁琐。如果不用Outlook收邮件的话，其主要的功能之一就浪费掉了，使用Outlook意义也就不大了。后公司换邮箱之后，不再使用VPN登陆，此时才开始使用Outlook，管理邮件，管理任务列表，管理日程等。

以Outlook为核心，进行多方面的管理。其一用来管理邮件，把需要执行的邮件贴上Flag，标注成一个Task，放到To Do List里面。其二，直接使用Task的To Do List，这是我当前使用的最主要的功能；每天上班，第一件事情就是打开Outlook，切换到To Do List界面，查看这一天有什么事情要做。其三，把需要提醒的任务，拖至日历当中，形成日程，以防备忘记该重要的任务；如果可以上外网的话，可以同步到Google的日历当中，并设定短信提醒，如此可以通过手机短信的方式，提醒自己重要的任务。

使用了一段时间后，发现Outlook的功能十分强大，自己对其的依赖性也越来越大，尤其是对To Do List的功能，基本上全天候的开着这个界面，每完成一件事情，都要回头看一眼，自己完成了什么，接下来要做什么。不过，不断的使用中，也对To Do List的功能有更多的需求，比如希望一个Task可以分层级，对一个Task，可以划分多个子Task。这个功能，Outlook就实现不了。一时间，曾想着要放弃Outlook，找一个替代的软件。也到网上搜索了半天，找到几款软件，相对来说能接近满足我需求的是EPIM这款。它可以提供Task的分层级，可是在Task的分类管理方面做的又不是太好。找来找去，最后还是回到Outlook上，寻找其他一些方法来替代Task分层级的功能。选择的方法是把子Task分条写在父Task的Note里面，每完成一条子Task，就把该条的格式变换成斜体加中划线，如此间接的实现了Task分层级的功能，只是操作稍微有些复杂而已。

最初以Outlook来实践GTD理念的时候，尝试用Outlook的Note功能去收集脑袋里面的事情。写了一个小程序，可以用全局快捷键直接调用Note功能，即使Outlook没有启动，如此可以方便随时打开Note，记录脑袋中的想法。事情少的时候，收集想法，整理想法还算方便；事情多的时候，收集想法也还是方便，整理起来就比较麻烦。最后，换用Task功能，直接进行想法的收集。当然，为了操作方便，还是用之前写的小程序，给Email功能，给Task功能，以及Note功能均设置了全局快捷键，敲击两个键，即可打开相应的功能，就不必再用鼠标一个界面一个界面的去点了。

使用GTD的理念，把脑袋中的想法先收集起来，然后再按照关联性进行整理，这本身就是一种系统做事的方法。一些工具使用好了的话，锻炼的并不只是一种技艺，有时也可以上升到道的层面。